Sistema sob medida

Como fazer um sistema para uso interno da empresa — e por que “app” é a palavra errada

Equipe iatize · 2026-08-25 · 9 min de leitura

O sintoma mais comum é este: alguém na sua empresa passa horas toda semana copiando informação que já está escrita em outro lugar — do WhatsApp para a planilha, da planilha para o e-mail. Você sabe que aquilo é burro. O que você não sabe é o nome do que resolveria, e sem o nome não dá nem para pedir orçamento.

Aviso de honestidade: a iatize constrói sistema sob medida e também vende automação. As duas coisas. Por isso este artigo começa pelo que quem vende sistema raramente diz antes de fechar contrato: boa parte do que chega até nós como “preciso de um sistema” é outra coisa, mais barata.

O que é um sistema interno — e por que “app” é a palavra errada

Sistema interno é software feito para a sua operação, usado por quem trabalha na empresa. Na prática ele tem esta cara:

• Abre no navegador, num endereço que só quem tem login acessa. Não passa por loja de aplicativos.
• Cada pessoa entra com o próprio usuário, e o que enxerga depende do papel dela.
• Guarda histórico: quem cadastrou, quem alterou, quando. É o que planilha compartilhada não entrega.
• Aplica a regra na hora de preencher, sem depender de alguém lembrar dela.

Quando você pede “um app”, o fornecedor entende app de loja: conta de desenvolvedor na Apple e no Google, revisão a cada atualização, muitas vezes duas versões para manter. Custo real a serviço de uma distribuição que você não precisa — seus usuários são oito pessoas que você chama pelo nome.

Três coisas que parecem sistema e não são

Passe seu problema por estes três filtros antes de orçar. Se ele parar em algum, você economizou meses e alguns milhares — nossos, inclusive.

1. É uma automação. Se ninguém precisa consultar nem decidir nada, e a informação só precisa sair de um lugar e chegar em outro sozinha, é automação — e começa em R$2.500. Pedido do WhatsApp que vira linha na planilha, relatório montado na mão toda segunda.
2. Já existe pronto e testado. Nota fiscal, folha, agenda, estoque padrão: milhares de empresas têm o mesmo problema e o software de prateleira já apanhou por elas. Sob medida vale quando o seu jeito de fazer é a vantagem — não quando é só o jeito com que você se acostumou.
3. O problema é o processo. Se três pessoas fazem a mesma coisa de três jeitos e ninguém sabe qual é o certo, o sistema não resolve: ele carimba. Você paga para transformar a confusão em confusão com login.

Como descobrir o que o seu sistema precisa fazer

Não escreva documento técnico. Passe meia manhã ao lado de quem executa o processo e anote o que acontece, um passo por linha, cada linha com um responsável e um verbo. “A Ana recebe o pedido pelo WhatsApp.” “A Ana confere se o cliente está dentro do limite.” “A Ana lança na planilha.” Siga até o dinheiro entrar. Vão dar de 10 a 30 linhas que valem mais que qualquer briefing: descrevem o que acontece, não o que deveria acontecer. Depois marque quatro tipos:

• Linhas em que alguém digita algo já escrito em outro lugar: candidatas a automação, podem sair do escopo.
• Linhas em que alguém consulta para decidir: essas são as telas. O resto é acessório.
• Linhas que só uma pessoa sabe fazer: risco do negócio, com ou sem software.
• Linhas que existem porque a ferramenta atual não aguenta — “a gente tira print antes de fechar, porque às vezes some”. Essas morrem no sistema novo.

Grave também dez minutos de tela de alguém executando o processo: nada explica tão rápido quanto ver a pessoa alternando entre quatro abas. Esse vídeo mais a lista é o melhor material que existe para pedir orçamento — e exija de volta, por escrito, o que fica FORA do escopo e de quem são as contas e o código.

A regra das três telas

A primeira versão de uma ferramenta interna que funciona quase sempre cabe em três telas:

• Uma lista, com busca e filtro. É onde a equipe passa a maior parte do tempo: os pedidos, os clientes, as ordens de serviço, o que for o objeto do negócio.
• Um formulário para criar e editar um item da lista, com as regras dentro: campo obrigatório, valor que não pode ser negativo, desconto acima de 20% que exige aprovação.
• Um painel com as duas ou três perguntas que hoje você manda no WhatsApp de alguém: quanto entrou, o que está parado, quem está devendo.

Se a sua primeira versão tem doze telas, ela não é primeira versão: é o produto inteiro com nome de rascunho, e o preço reflete isso. Corte para três e deixe um mês de uso dizer qual é a quarta — que raramente é a que você teria adivinhado.

Quem usa, onde usa, e o que cada um pode ver

App público tem muitos usuários iguais entre si. O seu sistema tem poucos usuários muito diferentes entre si — e é a diferença que dá trabalho, não a quantidade. Responda por escrito, antes do orçamento:

• Quem pode ver preço de custo, margem e salário. A resposta quase sempre é “só eu”, e quase nunca alguém pergunta.
• Quem pode apagar. Sugestão: ninguém. Item errado vira item cancelado, com autor e motivo — apagar destrói a prova do que aconteceu.
• Se um vendedor enxerga o cliente do outro. Essa muda o sistema por dentro e é a que mais vira retrabalho depois.
• O que acontece no dia em que a pessoa sai: acesso revogado na hora, trabalho visível para quem assume.
• Onde o trabalho acontece. Rua com sinal ruim obriga a decidir o que o sistema faz quando a conexão cai: arquitetura, não detalhe de tela.

Sobre dado pessoal, com a ressalva na frente: a iatize escaneia apps brasileiros e, nos 69 medidos até agora, 59% não tinham caminho nenhum para o titular pedir exclusão dos próprios dados. É número de app público, não do seu caso. Mas a obrigação não some por ser interno: se um cliente pedir exclusão, o dado está aí dentro.

A primeira semana no ar decide o projeto

Ferramenta interna tem algo que produto de mercado não tem: o usuário é obrigado a usar. Parece vantagem e é armadilha — ele não abandona, ele burla. Continua anotando no caderno, mantém a planilha paralela, e em três meses você tem duas fontes de verdade e nenhuma confiável. Três coisas evitam isso:

• Coloque na mão de quem mais executa o processo antes de estar pronto. O que ela reclamar na primeira hora vale mais que um mês de reunião.
• Combine a data em que a ferramenta antiga deixa de valer. Enquanto as duas valem, as duas ficam erradas.
• Reserve orçamento para o mês seguinte à entrega — não para defeito, e sim para o que só aparece no uso real.

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